Útgáfudagur: 18.03.2020
Almennt um fræðsluaðilann
Símenntunarmiðstöðin á Vesturlandi, kt. 540199-3539, hér eftir kölluð Símenntunarmiðstöðin, er sjálfseignarstofnun sem hefur það markmið að efla og styrkja íslenskt atvinnulíf og samfélag með með endur- og símenntun sem tekur mið af þörfum einstaklinga og atvinnulífs.
Símenntunarmiðstöðin ber ábyrgð á meðferð persónuupplýsinga sem stofnunin skráir í tengslum við starfsemi sína og telst því ábyrgðaraðili samkvæmt lögum um persónuvernd.
Markmið Símenntunarmiðstöðvarinnar er að öll vinnsla persónuupplýsinga sé í samræmi við lög og reglur og að nemendur og aðrir viðskiptavinir séu upplýstir um persónuvernd og öryggi gagna sem stofnunin vinnur með.
Um persónuverndarstefnuna
Með persónuverndarstefnu þessari eru meðal annars veittar upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar Símenntunarmiðstöðin safnar og vinnur með og í hvaða tilgangi. Þá eru veittar upplýsingar um réttindi einstaklinga samkvæmt persónuverndarlögum og hvernig má hafa samband við Símenntunarmiðstöðina vegna frekari upplýsinga eða athugasemda vegna persónuverndar.
Persónuverndarstefnan er sett í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð ESB nr. 2016/679 (GDPR) um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og frjálst flæði slíkra upplýsinga.
Stefnan gildir um alla þjónustu sem Símenntunarmiðstöðin og aðilar sem starfa á hennar vegum veita.
Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á að stefnunni sé framfylgt.
▸ Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings. Lög um persónuvernd gera strangari kröfur um meðferð viðkvæmra persónuupplýsinga. Þannig flokkast meðal annars kynþáttur, þjóðernislegur uppruni, stéttarfélagsaðild og trúarbrögð til viðkvæmra upplýsinga.
▸ Tilgangur vinnslu
Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga er almennt forsenda þess að Símenntunarmiðstöðin geti veitt nemendum og öðrum viðskiptavinum þjónustu. Upplýsingarnar eru meðal annars notaðar í eftirfarandi tilgangi:
Til að upplýsa viðskiptavini um fyrra nám hjá Símenntunarmiðstöðinni.
Til að afgreiða umsóknir um nám.
Til að bóka tíma hjá náms- og starfsráðgjafa.
Til að framkvæma raunfærnimat.
Til að halda utan um námsferla, einkunnir og viðveru. Upplýsingar eru vistaðar í Innu sem er aðgangsstýrt nemendabókhaldskerfi.
Til að gefa út prófskírteini/viðurkenningar.
Í rekstrarlegum tilgangi s.s. í tengslum við útgáfu reikninga og bókhaldskerfi.
Vegna starfsmannahalds.
Vegna ráðninga á verktökum til fræðslu og ráðgjafar.
Til að senda út fréttir, tilkynningar og upplýsingar um væntanlega viðburði, námskeið eða þjónustu á vegum fræðsluaðila. Hægt er að afþakka slíkt kynningarefni hvenær sem er með því að senda tölvupóst á simenntun@simenntun.is.
▸ Tegund upplýsinga
Þær persónuupplýsingar sem Símenntunarmiðstöðin vinnur með eru:
Nafn
Kennitala
Símanúmer
Netfang
Heimilisfang
Upplýsingar um einkunnir og/eða viðveru
Ljósmyndir
Þegar viðskiptavinir sækja þjónustu sem fjármögnuð er að hluta úr Fræðslusjóði (vottaðar námsleiðir framhaldsfræðslunnar, náms- og starfsráðgjöf og raunfærnimat) getur einnig verið óskað eftir upplýsingum um:
Kyn
Stéttarfélagsaðild
Menntunarstig
Þjóðerni
Námsferil
Ástæða fyrir söfnun viðkvæmra persónuupplýsinga, s.s. stéttarfélagsaðild er vegna þjónustu sem fjármögnuð er af Fræðslusjóði og einnig er beðið um stéttarfélagsaðild í þeim námskeiðum sem eru niðurgreidd fyrir félagsmenn tiltekinna stéttarfélaga.
Í ákveðnum tilvikum eru persónuupplýsingar gerðar ópersónugreinanlegar til að halda yfirlit yfir tölfræðilegar upplýsingar í tengslum við starfsemi fyrirtækisins. Slík gögn teljast þá ekki lengur vera persónuupplýsingar.
▸ Hvaðan koma upplýsingarnar?
Upplýsingar koma frá nemendum eða ráðþegum sjálfum þegar þeir skrá sig í nám í gegnum vefinn www.simenntun.isÞá koma upplýsingar frá nemendum eða ráðþegum með tölvupósti, skilaboðum á Facebook eða símtölum. Einnig frá fyrirtækjum og stofnunum sem sækja þjónustu til Símenntunarmiðstöðvarinnar fyrir sína starfsmenn eða skjólstæðinga. Upplýsingar sem varða starfsfólk eða verktaka koma frá þeim sjálfum.
▸ Heimild fyrir vinnslu
Vinnsla tiltekinna persónuupplýsinga er nauðsynleg vegna þeirrar þjónustu sem Símenntunarmiðstöðin veitir einstaklingum. Þá er nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar í samræmi við ákvæði laga um framhaldsfræðslu og þeirri skyldu fræðsluaðila að varðveita upplýsingar um nám sem nemendur hafa lagt stund á og lokið. Ef andlitsmyndir eru birtar af
nemendum eða viðskiptavinum þá er heimild til vinnslunnar byggð á samþykki viðkomandi (sjá nánar í kafla um samfélagsmiðla).
Vinnsla persónuupplýsinga tengd útsendingu kynningar- og markaðsefnis byggir á lögmætum hagsmunum fræðsluaðila (6. tölulið 9. gr. laga nr. 90/2018) eða samþykki einstaklinga þegar þeir skrá sig sjálfir á póstlista til dæmis í gegnum vefsíðuna. Þess er ávallt gætt að slík vinnsla skerði ekki réttindi og frelsi einstaklinga til persónuverndar. Einstaklingar geta hvenær sem er andmælt vinnslu sem fer fram vegna beinnar markaðssetningar með því að senda póst á simenntun@simenntun.is. Símenntunarmiðstöðin mun í framhaldi eyða upplýsingunum og ekki vinna frekar með þær í þessum tilgangi.
Þegar fólk skráir sig í nám hjá Símenntunarmiðstöðinni er það hvatt til að kynna sér persónuverndarstefnu Símenntunarmiðstöðvarinnar.
▸ Vefsíða og vefkökur
Símenntunarmiðstöðin notar vefkökur á vefsvæði sínu. Vefkökur geyma upplýsingar sem vefsvæðið nýtir meðal annars fyrir nauðsynlega virkni, til að greina notkun á vefsvæðinu og fyrir deilingu á samfélagsmiðla. Einnig fyrir bilanagreiningu og af örygggisástæðum. Þessar upplýsingar kunna að innihalda IP-tölur notanda. Allar frekari upplýsingar um notkun vafrakaka og hvernig hægt er að stilla vafra til að koma í veg fyrir notkun þeirra má finna í vafrakökustefnu.
▸ Samfélagsmiðlar
Símenntunarmiðstöðin nýtir Facebook og Instagram til að deila upplýsingum og birta fréttir af starfseminni. Tenglar inn á þessa miðla eru á vefsíðu Símenntunarmiðstöðvarinnar, sem ber ábyrgð á þeim upplýsingum sem settar eru inn af hennar hálfu. Símenntunarmiðstöðin ber hins vegar ekki ábyrgð á hvaða persónuupplýsingar Facebook og Instagram vinna með þegar að þessar síður eru heimsóttar. Nemendum og öðrum þeim sem nota Facebook eða Instagram er því bent á að kynna sér persónuverndarstefnu og notendaskilmála þessara miðla og fara yfir þær friðhelgisstillingar sem í boði eru.
Myndir af ýmsum viðburðum úr starfi Símenntunarmiðstöðvarinnar kunna að vera birtar á samfélagsmiðlum en almennt falla slíkar myndbirtingar ekki undir persónuverndarlög. Myndir sem teknar eru af útskriftarhópum eru gjarnan birtar á Facebook og í sumum tilvikum á Instagram. Nemendur eru upplýstir um þetta fyrir myndatökuna og boðið að draga sig í hlé ef þeir óska. Nemendur sem vilja i ekki vera á slíkum myndum geta einnig sent póst á simenntun@simenntun.is. Andlitsmyndir falla hins vegar undir persónuverndarlög og ef Símenntunarmiðstöðin ætlar að birta slíkar myndir er ávallt leitað upplýsts samþykkis nemenda áður en slíkar myndir eru teknar og birtar.
▸ Miðlun persónuupplýsinga
Símenntunarmiðstöðin tryggir að persónuupplýsingar séu ekki afhentar óviðkomandi þriðja aðila. Sérhver miðlun persónuupplýsinga á sér aðeins stað með samþykki viðkomandi eða er í samræmi við heimild í persónuverndarlögum eða annarri löggjöf.
Í sumum tilvikum mun Símenntunarmiðstöðin notast við þjónustuaðila og verktaka til að sinna vinnslu fyrir hennar hönd. Til að mynda sjá slíkir aðilar um rekstur tölvukerfis, útsendingu tölvupósts og hýsingu gagna.
Þegar vinnsla persónuupplýsinga er hluti af vinnu þeirra á okkar vegum er um svokallaða vinnsluaðila að ræða samkvæmt persónuverndarlögum. Þá eru gerðir vinnslusamningar með það að markmiði að tryggja að öll vinnsla sé í samræmi við lög og reglur um persónuvernd og einnig að tryggt sé að upplýsingarnar séu varðveittar innan EES-svæðisins. Þá skal tryggt að upplýsingarnar séu aðeins nýttar í þeim eina tilgangi sem fyrirmæli eru um og ekki í öðrum ósamrýmanlegum tilgangi. Einnig að vinnsluaðili haldi trúnað um upplýsingarnar og/eða að upplýsingunum sé skilað til okkar þegar þeir hafa ekki lengur þörf á þeim.
Símenntunarmiðstöðin deilir ekki persónuupplýsingum með fyrirtækjum, stofnunum eða einstaklingum nema:
Leyfi frá einstaklingi liggi fyrir.
Af ástæðum sem byggja á samþykktum sem gilda um Símenntunarmiðstöðina og samningum við hagsmunaaðila stofnunarinnar.
Af lagalegum ástæðum til að tryggja rétta málsmeðferð.
▸ Varðveisla persónuupplýsinga
Símenntunarmiðstöðin starfar samkvæmt lögum um framhaldsfræðslu nr. 27/2010. Samkvæmt 2. mgr. 13. gr. laganna er fræðsluaðila skylt að varðveita upplýsingar um það nám sem nemendur hafa lagt stund á og lokið og að veita þeim aðgang að þeim. Upplýsingarnar eru vistaðar í Innu sem er aðgangsstýrt nemendabókhaldskerfi og aðgangur að upplýsingum um nám er hægt að nálgast í gegnum island.is. Aðrar upplýsingar sem skráðar eru í Innu eru varðveittar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.
Símenntunarmiðstöðinni ber að senda mennta- og menningarmálaráðuneyti árlega skýrslu um starfsemina og ef starfsemi Símenntunarmiðstöðvarinnar er lögð niður skal senda ráðuneytinu upplýsingar um námsferil allra nemenda.
▸ Öryggisráðstafanir (upplýsingaöryggi)
Símenntunarmiðstöðin leggur áherslu á trúnað og öryggi og er ætlast til að starfsmenn og verktakar fari með allar upplýsingar um einstaklinga sem trúnaðarmál og í samræmi við ákvæði laga og reglna um persónuvernd. Starfsmenn, verktakar og framkvæmdastjóri undirrita yfirlýsingu um þagnarskyldu og í tilteknum verkefnum, eins og náms- og starfsráðgjöf, gilda siðareglur viðkomandi starfsstéttar. Þagnarskyldan gildir áfram þó viðkomandi láti af störfum hjá fyrirtækinu. Þá eru undirritaðir vinnslusamningar milli Símenntunarmiðstöðvarinnar og þeirra aðila, fyrirtækja eða stofnana sem annast vinnslu f.h. stofnunarinnar.
▸ Réttur einstaklinga
Einstaklingar eiga meðal annars rétt á að fá staðfestingu á að unnið sé með persónuupplýsingar um þá, fá þær leiðréttar og eftir atvikum andmæla vinnslu þeirra eða fá þeim eytt. Óski viðskiptavinur eftir því að nýta rétt sinn skal hann senda rafræna beiðni þess efnis á netfangið simenntun@simenntun.is. Beiðnum verður svarað eins fljótt og hægt er og eigi síðar en innan mánaðar. Í vissum tilvikum getur verið nauðsynlegt að sá sem leggur fram beiðni rafrænt sanni deili á sér til að fyrirbyggja að upplýsingar lendi í röngum höndum.
Ef vinnsla byggir á samþykki hefur einstaklingur rétt til að afturkalla samþykkið hvenær sem er. Afturköllun hefur þó ekki áhrif á lögmæti vinnslu fram að afturkölluninni.
▸ Samskipti
Allar fyrirspurnir um meðhöndlun persónuupplýsinga og persónuverndarstefnu Símenntunarmiðstöðvarinnar skal senda á netfangið simenntun@simenntun.is . Einnig er hægt að senda erindi til Persónuverndar á netfangið postur@personuvernd.is ef athugasemdir eru við vinnslu Símenntunarmiðstöðvarinnar á persónuupplýsingum.
▸ Breytingar á persónuverndarstefnu
Persónuverndarstefna Símenntunarmiðstöðvarinnar verður endurskoðuð reglulega og stefna stofnunarinnar er að vera eins skýr og berorð um hvernig persónuupplýsingum er safnað og í hvaða tilgangi. Símenntunarmiðstöðin áskilur sér rétt til að breyta persónuverndarstefnunni hvenær sem er og án fyrirvara, til dæmis ef breytingar verða á lögum eða starfsemi fyrirtækisins. Ný útgáfa á vef Símenntunarmiðstöðvarinnar skal auðkennd með útgáfudegi.
2. útgáfa, samþykkt af stjórn Símenntunarmiðstöðvarinnar 27.05.2020